E-Arşiv ve E-Fatura Farklar Nelerdir?

E-arşiv ve e-fatura teknolojinin gelişmesi ile hayatımıza girmiş olan iki temel kavramdır. Elektronik bir fatura türü olarak bilinen bu kavramlar birbirleri ile benzerlik gösterseler de aralarında çeşitli farklılıklar bulunmaktadır. Bu noktada e-arşiv ve e-faturanın ne olduğunu inceleyerek bu iki kavram arasındaki farkları detaylandıralım. 

E-Fatura Nedir?

E-fatura, elektronik fatura mükellefi olan firmalar arasındaki elektronik ortamda hazırlanmakta olan ve elektronik bir şekilde gönderilmekte olan faturalar şeklinde ifade edilebilir. E-faturalar kağıt çıktısı olarak alınmamaktadır. Bu noktada Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sunucuları aracılığıyla gönderilmekte ve alınmaktadır. 421 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu kapsamındaki Genel Tebliği’ne göre 2014 yılından sonraki hesap dönemlerinde satış hasılatının 10 milyon Türk Lirasının üzerinde olması gerekmektedir. Bu kapsamda firmaların e-fatura kullanımı zorunlu hale gelmektedir. Söz konusu şartlara uymayan işletmeler diledikleri zaman e-faturaya geçebilmektedir. 

E-Arşiv Nedir?

E-arşiv; e-fatura mükellefi olmayan işletmeler ile bireylere elektronik ortamlarda fatura gönderilmesine ve saklanmasına olanak tanımaktadır. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yalnızca arşivlenmiş olan e-arşiv faturaları ile ilgili raporlamalar gerçekleştirilmektedir. Bu kapsamda 2016 yılında yıllık cirosu 5 milyon TL’nin üzerindeki işletmeler için bu uygulama zorunlu hale getirilmiştir. Ancak yıllık cirosu bu miktarın altında kalan firmalar da diledikleri zaman e-arşiv faturaya geçiş yapabilmektedirler.

E-Arşiv ve E-Fatura Arasındaki Farklar

Daha önce de ifade edildiği üzere e-arşiv bir fatura çeşididir. Elektronik bir fatura olan elektronik arşiv, elektronik ortamda düzenlenir ve gönderilir. E-fatura mükellefi olan firmaların e-fatura mükellefi olmayan işletmelere ve kullanıcılara gönderdiği fatura da e-arşiv olarak ifade edilmektedir. E-fatura ise yalnızca e-fatura kullanıcılarına gönderilen bir fatura türüdür. Bunların yanı sıra iki elektronik fatura arasındaki farklılıkları aşağıdaki gibi ifade edebiliriz. 

  • E-faturalar yalnızca kurumlar arasında bir faturalaşma imkanı sunmaktadır. 
  • E-faturaların tümünün Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından kontrol edilmesi gerekmektedir. E-arşivde ise Gelir İdaresi Başkanlığı’na sadece ay sonunda bir rapor sunulmaktadır. 
  • E-faturalar sadece e-fatura sistemlerine kayıtlı olanlara gönderilmekte ve onlardan alınmaktadır. 
  • 421 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile belirlenmiş olan işletmeler için e-faturalar zorunlu hale gelmiştir. E-fatura sistemine geçme zorunluluğu olmayan firmalar ise kendi talepleri doğrultusunda e-fatura sistemine başvuru yapabilmektedir. 
  • E-arşiv faturaları bir e-fatura türüdür. Bu noktada e-fatura sistemine herhangi bir şekilde kaydı olmayan işletmeler son kullanıcılara bu faturayı gönderirler. Bunun yanı sıra söz konusu faturaların e-arşiv uygulaması kapsamında gönderilip saklandığını ifade edebiliriz. 
  • Firmaların e-arşiv uygulamalarını kullanabilmeleri için e-fatura sistemine dahil olma zorunlulukları bulunmaktadır. Dileyen işletmelerin e-fatura sistemine dahil olma şartı ile e-arşiv uygulamasına geçebilmeleri mümkündür.
  • E-Fatura kağıt çıktı olarak alınmaz. Ancak e-arşivin hem elektronik hem de kağıt çıktı şeklinde iletilmesi mümkündür. 
  • E-faturada UBL-TR formayı zorunludur. Ancak e-arşivde ise istenilen format kullanılabilmektedir. 
  • E-arşivlerde belgeler mali mühür ve zaman damgası aracılığı ile onaylanarak saklanır. E-faturada ise zaman damgası bulunmamaktadır.
  • E-faturalar kapsamında Gelir İdaresi Başkanlığı Portal, Özel Entegratör ve Entegrasyon yöntemlerinden bir tanesi kullanılmaktadır. E-arşiv de ise kullanıcılar özel entegratör ya da kendi bilgi işlem sistemlerine onay alarak kullanım sağlanmaktadır.
  •  

E-Arşiv ve E-Fatura Kullanmanın Avantajları

Söz konusu elektronik fatura seçeneklerini kullanmanın sağladığı çeşitli avantajlar vardır. Bu avantajlar genel olarak aşağıdaki gibidir. 

  • Firmalar, tüm fatura işlemlerini elektronik ortama taşımaktadır. Bu noktada kağıt fatura oluşturma, saklama ve fatura gönderme maliyetlerinden tasarruf elde edilmektedir. 
  • Manuel fatura girişlerinden kaynaklanmakta olan hatalar minimuma indirilmektedir. 
  • İşletmelerin diledikleri zaman fatura bilgilerine kolay bir şekilde erişim sağlamaları mümkündür. 
  •  

Dilerseniz siz de hemen hesaptutar.com’da ücretsiz bir hesap oluşturarak kolayca e-faturaya geçiş yapabilirsiniz.